出社とリモートのハイブリッドワーク、オフィス環境はどうなっている？総務に聞いてみました！人を知る | 採用情報

　アイティメディアでは、オフィスへの出社やリモートワークといった働く場所の選択の自由度を高める「スマートワーク制度」を実施しています。制度が始まった2020年は、コロナ禍の最中で出社はほとんどありませんでしたが、現在はオフィスへの出社率も増えています。オフィスでの社員の困りごとを解決し、より快適に働けるよう環境整備を行っているのが、総務部です。

　この記事では、管理本部総務統括部長の川上誠と、同じく管理本部総務統括部総務部の中島あやのインタビューを通して、アイティメディアが社員のために取り組んできたオフィス環境の整備と、今後の展望をお伝えします。聞き手は人事の芝原です。

――いつも社員が働きやすい環境を整えてくださり、ありがとうございます！　私自身、2023年4月までは総務部で一緒に仕事をしていたので、その後の取り組みも含めたオフィス整備の話をいろいろ聞きたいと思います。最初に、自己紹介を兼ねて、おふたりの担当業務を教えていただけますか。

川上：　私は、総務統括部長として、総務・情報システム部門を担当しています。総務では、新型コロナウィルス流行やスマートワーク制度の開始で働く場所が多様化したことに伴うオフィスリニューアルを主導しました。

中島：　2023年に入社して以来、総務部に所属して、社員サポートやオフィス整備などを行っています。出社、リモートを問わず、社員からの様々な問い合わせの窓口を担っています。

新しい形のオフィスへ

――まずはオフィスリニューアルのお話をうかがいたいと思います。2020年の新型コロナウィルス流行から現在まで、オフィスの位置づけは大きく変わり続けています。この間に行ったオフィスの縮小およびリニューアルの取り組みについて、教えてください。

川上：　スマートワーク制度が2020年に始まったのは、新型コロナウィルスの流行が大きなきっかけです。しかし、もともと働く場所の自由度を高める施策、例えばリモートワークを可能にするICT環境整備等の準備は進んでいました。一方、度々の緊急事態宣言の発出、スマートワーク制度の開始もあり、オフィスの稼働率は今後も低い水準で推移すると判断しました。そのため、フロアを縮小して、新しい形のオフィスを作るプロジェクトが始まりました。

　主な取り組みとしては、フリーアドレス化による固定席削減と事業拡大への対応です。具体的にはデジタルイベント事業に必要なスタジオ設備の増設です。この取り組みは、2023年に完了しました。フロア面積は、コロナ前の半分になりました。賃料などの削減されたコストは、スマートワーク制度やその他の環境整備に投資できています。

――以前と比べると、オフィスのレイアウトは本当に変わりましたよね。ニーズに合わせた柔軟な変化だと思います。中島さんは2023年入社で、オフィスリニューアルの終盤からアイティメディアにジョインされました。これまでにオフィスの環境整備で取り組んできたことを教えていただけますか。

中島：　リニューアル後のオフィス利用ルールの運用サポートや、ルールを分かりやすく伝えるための取り組みをしたりしています。

　たとえば、ルールのひとつとして、座席のフリーアドレス化に伴い、出社時は事前に座席を予約していただいています。当日空いている座席も、利用開始時と終了時に登録が必要になりました。ルールが大きく変更になったので、社員の皆さんに理解してもらうため、丁寧に説明を行っています。時には、予約した席に別の社員が座っているなど、間に入る対応が必要な時もあります。ルールを掲示する、各座席にナンバープレートを設置するなど、小さな工夫を積み重ねて、オフィスの利用ルールを浸透させるようにしています。

小さい取り組みで信頼を築く

――日々の取り組みのおかげで、社員が新しいルールを理解し、オフィスを快適に使えていると思います。お2人はそれぞれの立場からオフィスの環境整備に携わっていますが、全体を通して大切にしていることは何でしょうか？

川上：　社員の働きやすさをベースに考えています。我々にとってのお客様は社員です（笑）。400名以上の社員に対して、リソースやコストに限りはありますが、優先順位を付けたうえで、社員の働きやすさに寄与することはどんどんやっていきたいです。

　最近の取り組みでは、全席にPC用の電源ケーブルを設置しました。電源ケーブルはPCと同時に貸与していますが、出社時には携行してもらっていました。実際荷物にもなりますし、忘れてしまった場合に総務から借りる手間、総務としては貸し出す手間がありました。

　この取り組みは、編集記者が他社のオフィスを取材した際に、全席にPC用電源ケーブルが設置されている様子を見て、便利そうだと言っていたことを参考にして実施しました。いろいろな会社に取材に行くので、アイティメディアの社員はオフィス環境に対して目が肥えています。そこから出る、他社事例と同様の取り組みをしてほしいという意見は、全てに応えることは難しいものの、とても参考になります。電源ケーブル設置のような、小さい取り組みを積み重ねて、そのたびに「ありがとう」と思ってもらえることが、総務の信頼につながると思っています。

中島：　オフィスの環境は、何もしなければ荒れていってしまうと思います。そのため、いつ出社しても、特に違和感のないいつものオフィスだと感じられるように、日々の整備を続けています。たとえば、使用後の会議室がちょっと散らかっていたら片づける、ゴミ袋はこまめに交換するなどです。「目についたことは後回しにせず、すぐ実行する」という、入社してすぐ教わったことを日々続けています。

川上：　中島さん達が日々オフィスを清潔に維持してくれているのは、社長からも褒められたことがあります。また、社員からも整理整頓されていて気分よく使えると好評です。中島さん達の仕事が、総務の存在価値の証明になっていると思います。私たちは、不備を指摘される前に、気づいて対応できるように心がけています。ただ、社員から指摘してもらえるのは、話しかけやすい雰囲気を作れていることと、総務に指摘したら対応してくれるという信頼を築けていることの表れだとも思っています。

――「総務に頼んだら大丈夫」と思ってもらえるのは、確かに社員からの信頼あってこそですよね。社員からの相談事は、大きさも質も様々だと思いますが、総務として話を聞くときに心がけていることはありますか？

川上：　社員からの相談事をすぐそのまま実現できればよいのですが、場合によっては対応が難しいときもあります。そんなときは、簡単に断るのではなく、一緒に落としどころを探るようにしています。相手が本当に実現したいことを聞きつつ、総務としてできることとすり合わせて、イエスノーだけではない実りのある結論を導き出せるように心がけています。仮に、総務として手助けできることがなかったとしても、相手の話を真摯に聞き、理解したうえで、できない理由を説明したほうが、相手も納得しやすいはずです。そして、ニーズを理解してくれた、できる範囲の対応を提案してくれたという経験が、また相談してみようという信頼につながると思います。

　社員に納得してもらうということで言えば、全社への通達もあります。総務からの発信は、ルールの説明、注意喚起など、堅苦しいものが多くなりがちです。特にアイティメディアはメールやチャットを使ったテキストコミュニケーションが多いので、その中に埋もれてしまうこともあるかもしれません。少しでも社員に届くように、言葉やスタンプの使い方を工夫しています。

中島：　私が心がけているのは、プラスアルファの対応をすることです。質問を受けたときに、ただ答えるのではなく、相手のニーズを引き出して、関連する情報を伝えたり、他にできることを提案したりしています。1つ聞かれたらその先の2、3も提案できるように、相手が本当にやりたいことに関心を持ち、理解できるようにしています。もしかしたら私がノーと言いづらい性格なのかもしれませんが、まずは聞いてみることを心がけています。

――確かに、まず聞いてみる姿勢が、総務への信頼性の高さ、親しみやすさにつながっていると思います。最近では、中島さんが中心になって、災害備蓄用の炊飯キットを使った炊き出しもありましたね。

中島：　災害備蓄用品の期限が近付いて、入れ替えをしたのですが、そのままだと廃棄になったかもしれない炊飯キットを使って、社内コミュニケーションの機会を作ることができました。営業本部の社員が、部単位で炊き出しに参加して盛り上げてくれました。私も、通りかかった社員に、顔見知りではなくても「ご飯食べていってください」と炊き出しへの参加を勧めてみていました。

川上：　炊き出しが盛況だったのは、中島さんが普段から社員と関係を築き、親しまれているからだと思います。日頃から、中島さんのホスピタリティや人の懐に飛び込んでいけるところは長所だと感じています。

炊き出しは社内チャットで毎日告知され、大好評でした！

全てを最初に受け止める「総務」でありたい

――中島さんのホスピタリティの高さは、一緒に働いているときから私も感じていました！　話しやすい雰囲気づくりを、自然にできていますよね。

ここで、今後のお話もうかがってみたいと思います。総務として、これからの展望、やってみたいことを教えていただけますか。

中島：　質問や要望に対して、すぐに回答できないこともあるかもしれませんが、総務としてまずはしっかり耳を傾けたいと思います。

川上：　「総務」という字の通り、社内の全ての困りごとを最初に受け止める組織でありたいです。

　今後やってみたいことは、各部門で効率性の課題があるところに総務が関わることで、小さなBPRを積み重ねていくことです。ひとつの部門の効率化で得たノウハウは、他部門にも横展開できる可能性が高いと考えています。総務が外からの第三者目線を提供することで、効率化を実現したいですね。

　もちろん、変化に合わせた環境整備も続けていきます。状況に適応するための改善には、終わりがありません。ひとつ改善できても、それに伴った新しい困りごとが出てきます。全員が満足する状態を作るのは簡単ではありませんが、少しずつでも改善の実績を作って、ちょっとしたもやもやを解消し続けたいです。

　現在、リモートワークを選択している社員も多い状況で、分からないことをちょっと近くの人に聞いて解消することができない場合もあります。これもひとつの働き方の変化だと思っています。質問先がいまいち分からないようなちょっとした不明点を、なるべく解消できるように、分かりやすい情報提供のできる環境を作っていきたいです。

　そして、社員の皆さんからも、不明点や現状への意見などは、どんどん伝えてほしいです。不満も含めた反応があることは、実態を把握し、さらなる改善につなげられるため、とてもありがたいと思っています。総務と社員で協力して、会社をよりよくしていきたいです。

誰でも変化に携われる会社

――全社をサポートできる立場の総務として、客観的な目線の改善提案ができれば、社員にますます貢献できそうですね。それでは、就職先や転職先としてアイティメディアに関心を持ってくださっている方に、メッセージをお願いします！

中島：　アイティメディアは、他人のために行動できる、優しい人が多い会社です。たとえば、落とし物がしっかり届けられるなど、小さなことから社員の優しさを日々感じています。

川上：　アイティメディアには、誰でも声をあげることができて、その意見が検討され、具体的な改善につながる風土があります。改善提案を経営陣や管理職も歓迎しています。2025年に25周年を迎える会社とはいえ、まだまだ伸びしろも課題もあると思っています。誰でも変化に携われて、自分のあげた声に多くの人が反応してくれる環境に面白さを感じられるなら、ぜひアイティメディアの一員として、一緒に変化に取り組んでいただきたいです。

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最後に、アイティメディアのオフィスの様子を紹介します！